財務(wù)共享中心財務(wù)機(jī)器人應(yīng)用

        實施背景

        傳統(tǒng)企業(yè)運(yùn)營模式正面臨IT新技術(shù)的挑戰(zhàn)，新技術(shù)的運(yùn)用對傳統(tǒng)的企業(yè)管理人員甚至員工帶來了巨大的沖擊，大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能、機(jī)器人流程自動化（RPA）等已廣泛服務(wù)于各行業(yè)。機(jī)器人流程自動化（RPA）在各事務(wù)所及咨詢機(jī)構(gòu)中成為推廣用于解決大量標(biāo)準(zhǔn)化和有明確規(guī)則的重復(fù)工作的最佳方案。RPA極大的降低人工成本、提高工作效率和工作質(zhì)量。近些年，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的多元化、企業(yè)分布的多地化、新興技術(shù)的高速發(fā)展，財務(wù)共享服務(wù)中心即FSSC應(yīng)運(yùn)而生。財務(wù)共享服務(wù)中心FSSC的有著規(guī)范統(tǒng)一會計記錄、節(jié)約系統(tǒng)和人工成本的優(yōu)點(diǎn)，但隨之也帶來了財務(wù)人員容易脫離業(yè)務(wù)、人工成本不降反升、離職率升高等缺點(diǎn)。RPA正可以在財務(wù)共享中心里發(fā)揮優(yōu)勢，代替人工完成重復(fù)標(biāo)準(zhǔn)化勞動，將財務(wù)人員從與業(yè)務(wù)脫離的低技術(shù)重復(fù)勞動中解脫出來，也為財務(wù)管理中深入剖析運(yùn)營狀況提供全面的數(shù)據(jù)支持。

        中國大唐資本控股有限公司是中國大唐集團(tuán)有限公司二級子公司，在大唐集團(tuán)金融板塊內(nèi)擔(dān)負(fù)投資、融資等重要職責(zé)。其業(yè)務(wù)具有多牌照、個性化的鮮明特點(diǎn)，隨之給財務(wù)工作帶來點(diǎn)多面廣、產(chǎn)品與經(jīng)營模式靈活多變、業(yè)務(wù)系統(tǒng)多等管理困難。公司根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)結(jié)合已有的軟件系統(tǒng)，搭建了業(yè)財結(jié)合、多維一體的財務(wù)共享中心平臺。財務(wù)共享中心建立之初就確立了以業(yè)財數(shù)據(jù)整合和提供專業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持，推動企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化，和成為企業(yè)高素質(zhì)財務(wù)人才基地的三個目標(biāo)。

        財務(wù)共享中心平臺也由于以上企業(yè)特點(diǎn)，在搭建完成后出現(xiàn)了部分系統(tǒng)銜接不完善，業(yè)財對接系統(tǒng)中未形成閉環(huán)的問題，大量系統(tǒng)與系統(tǒng)，單據(jù)與單據(jù)的重復(fù)核對工作，極大降低了財務(wù)共享中心的工作效率，也給財務(wù)部由記賬會計向管理會計的轉(zhuǎn)變造成了阻礙。信永中和管理咨詢團(tuán)隊從共享中心運(yùn)營模式中的流程、人員和管治三個關(guān)鍵維度入手，詳細(xì)梳理，使之與業(yè)務(wù)需求契合。通過調(diào)研訪談、原始資料收集、專題研討會等多種方式剖析現(xiàn)行流程中的問題，從管理層的核心需求和財務(wù)人員降低工作量的愿望出發(fā)，與企業(yè)管理人員和財務(wù)人員共同探討改進(jìn)辦法和查找提升點(diǎn)，尋求從管理制度、業(yè)務(wù)流程、崗位職責(zé)和組織架構(gòu)上優(yōu)化財務(wù)共享中心整體運(yùn)作。信永中和共享中心咨詢團(tuán)隊為大唐資本控股有限公司財務(wù)共享中心設(shè)計符合共享中心管理特點(diǎn)的各項制度，涵蓋了組織管理制度、流程管理制度、服務(wù)管理制度、財務(wù)規(guī)章制度等多個方面。

        大唐資本控股有限公司有著點(diǎn)多面廣、產(chǎn)品和營業(yè)方式靈活多變，業(yè)務(wù)和財務(wù)系統(tǒng)繁多復(fù)雜，財務(wù)人員不足和年輕化等難點(diǎn)。調(diào)研過程中，財務(wù)人員普遍反映，日常工作量大、重復(fù)性核對工作多，同個數(shù)據(jù)在不同單據(jù)間反復(fù)粘貼。信永中和集團(tuán)大數(shù)據(jù)支持部團(tuán)隊自收到反饋意見起，便從各類業(yè)務(wù)流程入手，結(jié)合崗位職責(zé)劃分，從重復(fù)工作量大，人工效率低的關(guān)鍵點(diǎn)著手，提出了多個解決方案，讓RPA（機(jī)器人流程自動化）參與到共享中心日常工作中，銜接起業(yè)務(wù)中各人工環(huán)節(jié)，整體提高財務(wù)共享中心運(yùn)作水平。

        實施方式

        一、 國債逆回購流程（銀行流水核對RPA、填寫原始憑證RPA、逆回購臺賬生成RPA）

        業(yè)務(wù)背景：企業(yè)開展國債逆回購業(yè)務(wù)，每周均有多筆業(yè)務(wù)發(fā)生。會計在取得銀行流水后，與財務(wù)共享中心系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)記錄進(jìn)行核對，一一對應(yīng)編制國債逆回購臺賬（包含本金、起止日期、利率等信息）并計算出利息金額，再編制原始憑證和記賬憑證。業(yè)務(wù)結(jié)束，國債贖回核對國債逆回購臺賬和利息金額，并編制相應(yīng)的原始憑證和記賬憑證。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理要求，每月財務(wù)人員需根據(jù)臺賬計算日均利息、資金閑置率等數(shù)據(jù)供資金月報分析。目前以上操作均由財務(wù)人員線下完成，原始憑證要逐筆手工編制，企業(yè)財務(wù)反映核對銀行流水、編制臺賬和計算各項資金指標(biāo)等工作花費(fèi)大量的時間完成。

        RPA（機(jī)器人流程自動化）功能：梳理業(yè)務(wù)流程后，RPA從具體以下四個方面入手，串聯(lián)起國債逆回購財務(wù)核算鏈條。

        1.         取代人工核對銀行流水。在需要人工大量反復(fù)核對銀行流水和業(yè)務(wù)記錄的步驟中，引入RPA協(xié)助，只需要會計將銀行流水和業(yè)務(wù)記錄導(dǎo)入程序，即可根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生日期、金額等信息進(jìn)行基本判斷，摘錄出與國債逆回購業(yè)務(wù)相關(guān)的流水，并進(jìn)行逐一匹配，將判斷邏輯外的異常流水展示給會計，會計只需要對異常流水進(jìn)行識別。

        2.         取代手工編制業(yè)務(wù)臺賬。每月會計需要根據(jù)當(dāng)月的業(yè)務(wù)情況編制國債逆回購臺賬，并計算利息金額。編制臺賬時重復(fù)查詢核對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、銀行流水等信息。本操作RPA可借鑒上一步的結(jié)果，將業(yè)務(wù)記錄與核對好的銀行流水根據(jù)臺賬所需格式梳理、填入，并自動進(jìn)行利息金額運(yùn)算，會計僅需要核對和調(diào)整特殊情況的數(shù)據(jù)，就可以獲得完整的業(yè)務(wù)臺賬。

        3.         取代手工編制原始憑證。會計依據(jù)入賬要求，需要逐筆編制原始憑證，原始憑證信息均可在業(yè)務(wù)臺賬中查找，手工操作難度低、重復(fù)性高、耗時長。引入RPA，根據(jù)上一步生成的業(yè)務(wù)臺賬，自動將所需信息摘錄入原始憑證的固定模板中，一次操作生成全部原始憑證。

        4.         自動完成數(shù)據(jù)指標(biāo)計算。依靠已經(jīng)完成的上述操作，完整的國債逆回購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)已在業(yè)務(wù)臺賬中，RPA只需要根據(jù)預(yù)先設(shè)計好的KPI計算出所需指標(biāo)，會計就可以直接用于資金分析。

        RPA成效：整個國債逆回購業(yè)務(wù)鏈條，企業(yè)會計人員操作中需要多次從銀行流水、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、共享中心系統(tǒng)中核對所需數(shù)據(jù)，各步驟均由人工操作，因此每部操作后仍需要再復(fù)核，重復(fù)勞動多、效率低、耗時長、錯誤率高。業(yè)務(wù)鏈條中，核算崗和資金崗均會參與到具體步驟操作，業(yè)務(wù)臺賬多次傳遞、使用，臺賬編制需要至少1人次一天的時間，由于耗時費(fèi)事會計僅月底前集中完成，同時不同的崗位使用會根據(jù)需要編輯臺賬內(nèi)數(shù)據(jù)，造成一類業(yè)務(wù)在財務(wù)共享中心內(nèi)部未形成一份涵蓋所有數(shù)據(jù)內(nèi)容的臺賬。

        通過分析業(yè)務(wù)流程后，從關(guān)鍵數(shù)據(jù)入手，讓RPA參與到國債逆回購的整個業(yè)務(wù)鏈條，原本多人多次重復(fù)的工作，由RPA分部完成，整個操作步驟極大簡化，并大大減少了發(fā)生錯誤的可能，會計只需要進(jìn)行檢查復(fù)核工作，從簡單低效的制表中解放出來，可以更多的專注于業(yè)務(wù)的分析和管理工作中。無論是銀行流水核對、編制業(yè)務(wù)臺賬還是數(shù)據(jù)指標(biāo)計算，都只需要在導(dǎo)入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊RPA程序運(yùn)行，3-5分鐘就可以把需要的數(shù)據(jù)表格準(zhǔn)備好 ，隨時發(fā)生時時編輯臺賬。

        二、自動填報稅務(wù)報表流程（稅務(wù)申報表填入RPA）

        業(yè)務(wù)背景：企業(yè)已完成財務(wù)共享中心系統(tǒng)的建設(shè)，連接外部的百望稅務(wù)軟件和內(nèi)部財務(wù)用友系統(tǒng)，實現(xiàn)稅務(wù)與業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)對接，可直接在共享中心系統(tǒng)中完成認(rèn)證、開票等操作，月底可直接根據(jù)發(fā)票認(rèn)證和開票數(shù)據(jù)生成稅務(wù)報表，但仍需要會計將稅務(wù)數(shù)據(jù)手工填入各地稅務(wù)申報系統(tǒng)中。企業(yè)在北京、上海、天津均有子公司，因此每月會計需要進(jìn)入不同地區(qū)的稅務(wù)軟件中，分別填報各子公司的申報數(shù)據(jù)，且由于財務(wù)共享中心生成的稅務(wù)報表無法直接填入稅務(wù)申報系統(tǒng)，導(dǎo)致會計并未采用自動生成的稅務(wù)報表，而仍然是傳統(tǒng)的手工取數(shù)、調(diào)整和填報。

        RPA（機(jī)器人流程自動化）功能：RPA機(jī)器人可根據(jù)財務(wù)共享中心系統(tǒng)生成的稅務(wù)報表，直接完成從登錄到申報的各項填報操作，在申報過程中可按照各表數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確填報入稅務(wù)系統(tǒng)中的各申報位置中，且自動打開和保存各張申報表，過程中無需人參與操作。

        RPA成效：企業(yè)原本設(shè)計財務(wù)共享中心系統(tǒng)的時候預(yù)想創(chuàng)建一個完整的稅務(wù)閉環(huán)，幫助會計人員準(zhǔn)確的進(jìn)行申報，避免人為錯誤發(fā)生，但是由于軟件的限制，無法在最終的稅務(wù)申報過程中填報數(shù)據(jù)，導(dǎo)致前面的稅務(wù)報表被會計廢棄，未發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

        原本財務(wù)人員手動計算，逐表逐數(shù)填入稅務(wù)申報系統(tǒng)，單一家子公司當(dāng)月填報就需要至少半小時時間。引入RPA后，完成一家公司從登錄到填報僅需要10分鐘，不但提高工作效率，還完善企業(yè)原有的稅務(wù)系統(tǒng)鏈條，銜接起企業(yè)的系統(tǒng)與稅務(wù)申報系統(tǒng)，減少人為填報錯誤的可能，簡化會計申報的操作。即使在多地的稅務(wù)系統(tǒng)中填報，也不存在對稅務(wù)申報軟件不熟悉，耗費(fèi)填報時間的問題。

        三、傭金交易流程（傭金確認(rèn)單生成RPA）

        業(yè)務(wù)背景：企業(yè)在建設(shè)財務(wù)共享中心系統(tǒng)中，業(yè)財對接未匹配完善，在保險傭金確認(rèn)業(yè)務(wù)中仍需要業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門之間手工單據(jù)的往返傳遞。財務(wù)部每月根據(jù)財務(wù)共享中心系統(tǒng)中的傭金交易記賬明細(xì)填寫傭金確認(rèn)單，交給業(yè)務(wù)部門逐筆確認(rèn)，業(yè)務(wù)部門填入具體的開票信息傳遞給財務(wù)部，由財務(wù)人員核對后開具發(fā)票并編制記賬憑證。每月保險傭金確認(rèn)筆數(shù)多，涉及開票數(shù)量大，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)不銜接，手工編制單據(jù)往返傳遞降低了財務(wù)工作效率。

        RPA（機(jī)器人流程自動化）功能：評估企業(yè)財務(wù)共享中心系統(tǒng)的建設(shè)情況，業(yè)財對接的匹配仍在建設(shè)中，該業(yè)務(wù)未來會整體納入業(yè)財對接的鏈條中，提出了為企業(yè)解決短期問題的具體方案，RPA從手工單據(jù)的編制入手。會計從共享系統(tǒng)中導(dǎo)出傭金交易記錄，導(dǎo)入RPA中，RPA生成按照交易公司名稱、金額等信息分類的傭金確認(rèn)單，并按照企業(yè)格式要求，生成逐筆填入詳細(xì)金額的確認(rèn)單。

        RPA成效：企業(yè)會計每月需要填寫30至50份傭金確認(rèn)單，原本需要大量時間根據(jù)傭金交易記錄，匯總、計算、填寫傭金交易確認(rèn)單，重復(fù)性強(qiáng)且易出錯。RPA可通過預(yù)設(shè)邏輯，直接完成傭金確認(rèn)單的分類填寫，5分鐘時間完成單據(jù)生成。節(jié)約會計工作時間，提高整個傭金確認(rèn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的效率。RPA在該業(yè)務(wù)鏈條的參與和應(yīng)用，快速解決了企業(yè)系統(tǒng)匹配不完善問題，獲得企業(yè)的認(rèn)可。

        財務(wù)機(jī)器人價值

        在大唐資本控股有限公司財務(wù)機(jī)器人案例中，信永中和集團(tuán)大數(shù)據(jù)支持部團(tuán)隊接觸到企業(yè)共享中心建立中的實際情況，在與企業(yè)面對面溝通中了解到財務(wù)人員實際操作中的“痛點(diǎn)”，幫助企業(yè)梳理和分析解決方案，對癥下藥在共享中心的整體操作環(huán)境中嵌入單個RPA，幫助企業(yè)完成業(yè)務(wù)流程的閉環(huán)操作，提高財務(wù)共享中心的核算質(zhì)量。不同于財務(wù)訂制系統(tǒng)，單個RPA開發(fā)周期短，可快速給企業(yè)提供解決方案，迅速有效的根據(jù)企業(yè)要求做出反應(yīng)，填補(bǔ)財務(wù)軟件及系統(tǒng)中的缺失。

財務(wù)共享中心是企業(yè)財務(wù)人才培養(yǎng)基地，財務(wù)人員的職業(yè)規(guī)劃都是從傳統(tǒng)的“核算財務(wù)（共享財務(wù)）”到“業(yè)財融合的業(yè)務(wù)財務(wù)”，再到對企業(yè)提供決策、分析、管理的“管理財務(wù)”轉(zhuǎn)型。RPA的使用讓財務(wù)人員擺脫傳統(tǒng)“伏案作業(yè)”，從日常繁瑣的記賬、對賬等工作中解脫出來，盡可能地靠近業(yè)務(wù)前端，了解業(yè)務(wù)前端，結(jié)合共享中心提供的各類指標(biāo)數(shù)據(jù)及BI分析結(jié)果，成為公司領(lǐng)導(dǎo)決策的好幫手。更好突出了“企業(yè)財務(wù)人才培養(yǎng)”職能歸集到財務(wù)共享中心的優(yōu)點(diǎn)，達(dá)到為企業(yè)管理輸出懂業(yè)務(wù)通財務(wù)人才的目的，提高財務(wù)人員綜合競爭力。